GTD的基本思路是这样的：
你是不是有很多事情要处理，却时不时忘记的重要的约会呢？
你是不是常常有好想法，但发现一个不小心想法就消失了呢？
你的生活越来越忙乱，心里装的东西越来越多，你的压力也越来越大了吧？
人的脑子不错，运算功能强大呀。可是作为储存器，恐怕有点像RAM，一掉电就把内容丢了，就是容易忘事呀。心里装太多事情，干一件的时候想着另外一件，恐怕也没有什么效率吧。GTD的作者引用了中国功夫中的“心无他物”来形容有效率的工作，也就是高度的集中注意力。因此心里不能装东西，通通要拿走，这样才能有效率。所以，让人脑作为CPU吧，让PALM作为你的储存器吧。用一种有效的方式把两者联系起来，让信息在PALM中有序的储存，这就是GTD。
用PALM实现GTD所需要的软件：
DiddleBug
Address
ToDo
Datebook
Memo
ShadowPlan
用PALM实现GTD基本上是这样的：
坐下，拿出PALM，用Diddlebug把心理面装着的事情全部写出来，小到”要理发“，大到”去北京旅游”，或者是你最喜欢的餐厅的地址和电话，总之一切你心里的东西全部倒到Diddlebug里。然后对于每一条开始整理，整理的步骤大概是-
1. 这一条是不是近期可以执行的？不是就好说了。把他们分成三类分别处理：1）垃圾信息，什么用也没有，纯粹是占地方，扔了就好；2）远期打算，放入TODO，一个叫”将来再说“的类别；3）参考信息或者是灵感想法，放入MEMO，根据信息的类型自己分类吧，有一类是联系人信息，那些需要放进ADDRESS。所谓参考信息，就是一些资料什么的，不能那来执行的。如果这一条是近期可以执行的，看2吧。
2. 这一条是不是近期可以执行的？如果不是，按照1做。如果是，那么还是要区分一下：1）一步不能完成，这就叫多步事项，要用ShadowPlan来管理，具体见3；2）如果是一个步骤就能完成的（单步事项）且只需要2分钟就可以做完，那么马上做啦，写来写去还要1分钟呢；3）如果是单步事项，但是需要点时间，那么就把他们放进TODO吧，如果是一个有具体时间安排的事项，就放进DATEBOOK。事项放到TODO有一个分类问题，请看4。
3.这是用来处理多步事项的。多步事项可能是稍微复杂一点的事情，比如“准备会议材料”，也可能是一个项目，所以要用ShadowPlan来管理。把多步事项在SHADOWPLAN里分解成单步事项，然后使用SHADOWPLAN的TODO LINK功能，连接到TODO里就好了（有时间安排的用DATEBOOK LINK连接到DATEBOOK）。连接的时候要设置TODO的类别，这很重要，具体见4。分解一个项目的时候可以是多个层次的，SHADOWPLAN可以做到这一点。
4.TODO的分类很重要，因为可以正确的分类可以让我们查看的时候更有目的性，更加有效率。无论是单步事项还是多步事项分解出的单步事项，都可能是让其他人去完成的。这样的事项可以放在”委派“的类别里。如果是自己完成的，那么按照完成该事项所在的地点分为“单位”，“家”。有些事项哪里都可以做，比如读书，那就放到“任何地点”，还有两种事项，一种是打电话（或者短信），应该放在“电话”分类里，一种是用电脑或者上网，应该放在“网络”分类里。其他分类根据自己的需要添加吧。总的原则就是，让你到一个地方或者处在某一种情景时，可以拿出PALM来看看可以干的事情，这样就不容易浪费时间或者耽误事情了。别忘记在1中还有一个分类叫”将来在说“。另外，多步事项（或者是项目）都在SHADOWPLAN里，所以就不再单独建立分类了。
好了，一条一条处理完所有的内容，看看DATEBOOK和TODO，就知道自己有些什么事情要做了。做任何一件事情的时候专心一意，不用去想别的事情，反正是耽误不了。
其后，只要脑子里闪过一个念头，就用DIDDLEBUG记录下来，按上面的步骤处理。当然处理的时间可以是马上，或者每天你固定的一个时间里。每天固定一个时间看看一天处理了什么，还有那些新的需要处理（也就是把记录在DIDDLEBUG里的内容分派到适合的位置），是一个好习惯，就叫“当日回顾”吧。每个星期也选一个时间，处理一下复杂的项目，做个行动计划，或者把放在”将来再说“这个类别的项目具体化一下，放到其他类别里（也就是说要开始做了），也是一个很好的习惯，就叫”周计划“吧。“当日回顾”在15分钟左右，“周计划”根据要处理的事件的多少和复杂程度不定，可能要2个小时。
另外要说明的是，把DIDDLEBUG里面的内容放到具体的地方，使用的就是它的PLUG-IN，用菜单中的“TRANSFER”功能就好了。但用之前确定你安装了正确的PLUG-IN哦。把内容放到SHADOWPLAN就复杂一点，可以这样，用“TRANSFER”呼出文本编辑区，然后编写文字，COPY，转到SHADOWPLAN，PASTE。